La plupart des facilitateurs savent qu’il est bénéfique de diviser les grands groupes en plusieurs petits groupes. Les petits groupes permettent à plus de personnes de s’exprimer en même temps, de soulever plus de questions et de favoriser un sentiment de sécurité grâce à une attention individuelle accrue. Ils permettent par ailleurs aux personnes d’apprendre à se connaître et à nouer de nouvelles relations. Comment créer des petits groupes lors de téléconférences ?
Remarque : il est nécessaire pour appliquer ces méthodes, que les groupes disposent de leur propre ligne de téléconférence (d’appels Skype ou de lignes téléphoniques directes). Dans le cas contraire, ces méthodes peuvent ne pas vous convenir.
Voici un exemple : Le personnel de 350.org créait un nouveau processus de planification stratégique. Les facilitateurs comprenaient l’importance de recueillir un maximum de commentaires de tous les participants, plutôt que de se fier à l’avis des quelques personnes les plus affirmées du groupe. Le groupe avait déjà l’habitude d’employer une diapositive Google pour se représenter en cercle, ce qui permettait à chacun de savoir qui participait à l’appel. Les facilitateurs ont donc créé des petits groupes en demandant aux personnes situées dans une même région du « cercle » de se réunir. (Pour plus de clarté, ils ont physiquement rassemblé les noms des différentes personnes.)
Une fois les petits groupes formés, les facilitateurs ont donné des instructions : « Vous aurez 10 minutes pour discuter du nouveau plan stratégique et fournir un feedback. Soyez prêts à partager les principaux points de votre conversation à la fin du temps imparti. » Les petits groupes se sont ensuite rencontrés séparément (certains se sont appelés par téléphone, d’autres ont utilisé Skype et l’un des groupes s’est servi d’une autre ligne de téléconférence).
Lorsque le groupe complet s’est de nouveau réuni, il disposait d’une multitude d’idées intéressantes et de commentaires de grande qualité, le tout obtenu en un temps bien plus court que si un groupe de discussion plus large avait été conservé.
Quelles options s’ouvrent à nous pour créer des petits groupes ?
Voici quelques techniques de facilitation :
- Demandez au groupe de créer un cercle imaginaire où chaque personne se trouve à côté de quelqu’un d’autre et invitez tout le monde à se tourner vers son voisin. Vous pouvez utiliser une représentation physique du cercle (dans un document Google par exemple) ou vous représenter une horloge et demander à chaque participant à la réunion de se placer sur un chiffre (chacun note où sont placés les autres participants sur ce cercle).
- Créez des petits groupes à l’avance. Ces groupes peuvent être formés au hasard ou d’après certaines affinités entre les membres (petits groupes par région ou par type de travail).
- Laissez les personnes se réunir selon leurs points communs (p. ex., fruit favori ou mois de naissance).