Une réunion, qu’elle soit virtuelle ou non, mobilise un temps précieux. Ne programmez une réunion que si vous comprenez clairement pourquoi elle est nécessaire et quels sont ses objectifs. Une réunion en ligne rassemblant 30 personnes pendant une heure ça fait 30 heures ! C’est beaucoup si ces heures sont perdues. Pour limiter la perte de temps pendant les réunions en ligne, prenez les précautions suivantes :
- testez le système de communication en ligne à l’avance (Skype/téléconférence/Google hangout) et essayez de le maîtriser au mieux pour pouvoir l’utiliser sans difficulté et l’expliquer aux autres ;
- apprenez aux participants à utiliser le mode silencieux, en particulier dans les grands groupes, de façon à ce qu’ils s’habituent à activer cette fonction lorsqu’ils ne parlent pas ;
- si vous organisez de nombreuses réunions en ligne, encouragez les personnes à utiliser des écouteurs. Skype et de nombreux autres outils de téléconférence tendent à générer un écho pénible ;
- au lieu de demander « qui a quelque chose à dire à ce sujet ? », vous pouvez utiliser des méthodes telles que le tour de table (voir ci-après) ou la formation de petits groupes. Lorsque vous procédez à un tour de table, habituez les participants à nommer la personne suivante (« Et maintenant nous passons à Hakim… »), pour éviter d’attendre que le facilitateur désactive son mode silencieux et dise « Hakim, es-tu prêt ? ». Si le participant ne se rappelle pas qui doit lui succéder, il peut conclure en disant « terminé » pour indiquer qu’il a fini de parler.
Les gens apprennent en agissant, pas en écoutant quelqu’un d’autre parler alors faites participer les gens au maximum.
Par exemple, au lieu de passer 30 minutes à parler d’une technique de gestion du temps, une organisation consacrée au changement climatique a simplement décidé de laisser les participants essayer ladite technique. Les facilitateurs l’ont expliquée très brièvement au cours des 10 premières minutes, puis ont donné la possibilité aux personnes de la pratiquer en petits groupes pendant 10 minutes, avant de procéder au débriefing de l’expérience pendant 10 minutes supplémentaires. Le même laps de temps a permis un apprentissage beaucoup plus approfondi que si les participants s’étaient simplement fait expliquer la technique.
En guise d’aide supplémentaire, voici un exemple d’ordre du jour facilitant la création de votre propre réunion en ligne :
| Avant la conférence | • Assurez-vous que chaque participant a bien reçu les informations sur l’heure et le lieu de la réunion (et les moyens techniques dont il a besoin) ;
• Créez un ordre du jour à l’avance (envoyez-le si vous le pouvez). |
| Temps de rassemblement
(5-15 minutes, en fonction de votre groupe) |
• Connectez-vous quelques minutes à l’avance pour vérifier les détails techniques ;
• Souhaitez la bienvenue aux arrivants et sachez toujours qui est présent et qui manque encore (pour décider quand commencer) ; • Pour les grands groupes, désignez une deuxième personne qui gérera les problèmes techniques. |
| Préparation/Apprendre à se connaître (Tour de table) (10-15 minutes) | Proposez différentes modalités permettant aux personnes de se présenter ou d’apprendre à se connaître, telles que :
● demandez, par exemple, à chaque personne d’exprimer honnêtement comment elle se sent ou de citer une leçon tirée de son travail ou une chose dont elle est fière dans son travail ; ● demandez à chaque personne de répondre à une question absurde (« Si vous étiez un légume, lequel seriez-vous, et pourquoi ? »). |
| Examen de l’ordre du jour | Cette phase vient après le temps de préparation, de sorte que vous n’avez pas à répéter l’ordre du jour si certaines personnes arrivent en retard :
Passez en revue les objectifs de la réunion. Si des notes doivent être prises pendant la réunion, veillez à affecter quelqu’un à cette tâche. |
| Activités de renforcement d’équipe | Si vous avez le temps ou si cela vous aide à atteindre vos objectifs, vous pouvez ajouter une activité de renforcement d’équipe. Par exemple :
● Créer un cercle virtuel (Créer de petits groupes en ligne): Demandez à chacun de tracer un cercle sur une feuille de papier. Déterminez la place des participants à la réunion dans le « cercle » en demandant à chacun d’entre eux sur quel chiffre de l’horloge il veut se placer. (Cette méthode peut être utilisée pour les tours de table ou comme méthode pour désigner des personnes.) Vous pouvez également créer un cercle virtuel où les participants sont placés grâce aux outils de dessin de Google Slides, p. ex. :
● Toucher du bleu (activité expliquée dans un autre document) ou d’autres jeux en ligne. |
| Points de l’ordre du jour de la réunion | ● Si c’est possible, commencez par un sujet qui peut être traité assez facilement. Cela donnera au groupe un sentiment d’accomplissement et ça le motivera pour la suite.
● Les points plus épineux, plus longs et plus urgents sont abordés ultérieurement. S’il y en a plusieurs, prévoyez de les séparer par de courtes pauses afin de refaire le plein d’énergie et d’attention (étirements, chant, jeu rapide ou pause pour aller aux toilettes par exemple). ● Un point important peut être décomposé en plusieurs parties abordées une par une pour plus de facilité. Il peut également être utile de donner des précisions sur le contexte et de créer des petits groupes mettant leurs idées en commun et fixant les priorités, avant de reprendre la discussion avec l’ensemble du groupe. ● Finissez par un point rapide et facile à traiter pour générer de l’espoir en vue de la prochaine réunion. |
| Annonces/Conclusion/Évaluation | ● En fonction de vos objectifs, il peut être utile de prévoir un peu de temps pour des annonces et pour une évaluation. Cela permet aux personnes d’exprimer leurs impressions sur la réunion et donne l’occasion d’apprendre comment organiser de meilleures réunions à l’avenir. Les évaluations doivent être conduites immédiatement avant la fin de l’atelier, parce que les participants oublient souvent de les remplir ultérieurement ou oublient des éléments importants de l’expérience qu’ils ont vécue. (Évaluation)
● Essayez de terminer avec quelques minutes d’avance : vous susciterez ainsi une impression de réussite et d’énergie. |
