- Communiquez de façon rapide et efficace. Les journalistes sont des gens très occupés ! Essayez de résumer votre événement et vos motivations en quelques phrases courtes.
- Soyez amical(e) ! Harceler les journalistes ne les incitera pas à venir. Imaginez que vous essayez de convaincre quelqu’un de venir à votre événement : vous devez faire preuve de persuasion.
- Appelez entre 9 h 00 et 14 h 00. Vous pouvez appeler les rédacteur.trice.s en chef et journalistes de télévision plus tôt, de 8 h 00 à midi environ. Pour la presse écrite, cette plage horaire est toutefois généralement plus calme. L’essentiel est de ne pas interrompre les journalistes alors qu’ils sont en plein bouclage.
- Soyez factuel.le et bien informé.e, essayez de devenir une « source ». Partagez l’expertise que vous possédez sur la question et bâtissez votre crédibilité. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, reconnaissez-le et dites aux journalistes que vous les recontacterez.
- Créez des liens. Il est souvent tentant de limiter les relations avec les journalistes par l’envoi d’un communiqué de presse. Résistez à cette tentation ! Les communiqués s’accumulent dans les salles de presse comme les feuilles mortes en automne. Il est préférable de tisser des liens avec les journalistes et les rédacteur.trice.s en chef longtemps avant d’avoir besoin de leurs services. Au début de votre campagne, demandez par téléphone ou courriel s’il est possible d’organiser une rencontre ou une discussion rapide avec un contact potentiel. Les journalistes veulent connaître les personnes de leur communauté qui feront la une et se faire une idée de vos projets.
Une fois le contact établi, exposez le plan général de votre campagne et son lien avec votre communauté (et avec les sujets traités et les centres d’intérêt des journalistes), ce que vous comptez faire d’ici à l’événement et le type de personnes que vous avez déjà mobilisées. Il est encore trop tôt pour demander des engagements ; contentez-vous de nouer une relation et de démontrer que vous êtes une source utile. - Constituez une liste de presse. Ne misez pas tout sur un.e ou deux journalistes. Étoffez votre liste en permanence. Utilisez un tableur de type Excel pour enregistrer et partager avec vos collègues les noms, numéros de téléphone, courriels, comptes Twitter et domaines de spécialisation des journalistes. Prévoyez une colonne réservée aux remarques pour y indiquer les domaines non couverts par chaque journaliste ou le nom de la personne de votre équipe avec laquelle il ou elle entretient les meilleures relations.
Si vous avez du mal à constituer votre liste de presse, peut-être pouvez-vous demander à des organisations très proches de la vôtre si elles sont disposées à vous communiquer les noms de quelques journalistes avec lesquel.le.s elles travaillent. (Des groupes peuvent occasionnellement s’échanger des parties de leur liste de presse.) - Lisez la presse. La meilleure façon de dénicher de nouveaux.elles journalistes et de mettre au point l’argumentaire idéal est de lire régulièrement la presse. Lorsque vous repérez un article consacré à un sujet proche du vôtre, ajoutez l’auteur.e à votre liste de presse et, le cas échéant, passez-lui un coup de fil pour lui présenter brièvement votre campagne. Diversifiez les sources médiatiques que vous consultez (journaux, télévision, blogs) et sachez quels types d’articles chacune d’elles publie.
- Envoyez des communiqués de presse et des avis aux médias aux moments opportuns. Voici un calendrier idéal pour assurer une couverture maximale à votre événement. Mettez-vous rapidement au travail, désignez dans votre équipe un.e responsable des relations avec la presse et suivez le calendrier de base suivant :
- 1-3 mois avant : commencez à nouer des liens avec les journalistes et les blogueur.euse.s et à déterminer qui couvre des événements/domaines semblables au vôtre.
- 1 mois avant : calendriers communautaires ! L’heure est venue de vous assurer que votre événement est répertorié dans tous les agendas communautaires de la région : journaux, blogs, émissions de radio, sites Internet d’organisation, etc.
- 5-7 jours avant: envoyez un avis aux médias par courriel ; joignez des informations sur les porte-parole qui pourront accorder des interviews par téléphone ou en personne. Commencez à rédiger le communiqué de presse que vous enverrez le jour de l’événement, en incluant quelques déclarations d’organisateur.trice.s et de partenaires (le cas échéant).
- 3 jours avant: relancez par téléphone pour présenter l’événement et vous assurer que l’avis a été reçu.
- 1 jour avant: renvoyez l’avis et rappelez pour savoir s’il a bien été reçu.
- Le jour même, avant l’événement: confirmez que les journalistes seront présent.e.s !
- Le jour même, après l’événement: envoyez votre communiqué de presse avec des photos pour décrire ce que vous avez accompli !
- N’appelez pas les journalistes pour simplement leur demander s’ils ou elles ont reçu votre communiqué ; trouvez un prétexte convaincant. Les journalistes n’ont pas le temps de réagir à chaque communiqué reçu. Appelez-les pour parler de l’événement et mentionnez le communiqué en passant, ou fournissez-leur des informations pertinentes (p. ex. « nous venons d’apprendre que le maire sera présent » ou « vous pourriez également être intéressé.e.s par un nouveau rapport sur le changement climatique dans notre région »). Soyez prêt.e à envoyer un autre communiqué si le premier n’est pas arrivé à destination.
