Comment faciliter des réunions: La méthode sans recette miracle

Les réunions sont l’occasion pour des gens de se rassembler afin de réaliser quelque chose, partager des informations ou prendre des décisions, par exemple. Elles peuvent être bonnes, mauvaises ou neutres.

 

Voici quelques-uns des ingrédients qui font une bonne réunion :

  • Des objectifs fixés d’un commun accord.
  • Un processus clair pour atteindre ces objectifs.
  • Savoir que les personnes abordent le thème de la réunion et chaque élément de l’ordre du jour avec leurs propres opinions, ressentis et niveaux d’intérêt.
  • Un sentiment d’implication et d’autonomisation : les participants sentent que les décisions leur appartiennent, qu’ils sont capables de faire ce qui doit être fait.

 

Il n’existe pas de recette infaillible pour assurer la réussite d’une réunion. Il existe toutefois un certain nombre de principes qui aideront les groupes à mener des réunions qui soient plaisantes et productives. La plupart des gens peuvent apprendre comment faciliter une réunion efficace, à condition d’y consacrer un peu de temps et d’attention. Si de nombreux membres du groupe possèdent des compétences dans les processus de groupe les réunions seront plus réussies et plus simples à faciliter.

Le rôle de facilitateur ne peut être exactement assimilé à celui de leader ou de président de séance. Un facilitateur accepte la responsabilité d’aider le groupe à passer en revue l’ordre du jour dans le temps imparti ainsi qu’à prendre les décisions et déterminer les actions nécessaires pour accomplir le travail.

Un facilitateur ne prend pas de décisions pour le groupe, il suggère des pistes qui aideront le groupe à prendre ses décisions et à plannifier ses actions. Il opère de telle sorte que les personnes assistant à la réunion aient conscience que ce sont elles qui dirigent les opérations, que le travail est fait et que chaque personne a un rôle à jouer.

Il est important de souligner que le facilitateur est responsable du groupe et de son travail et non des personnes qui constituent le groupe. Il faut être conscient qu’une personne qui accorde une grande importance aux décisions qui seront prises et qui a un avis tranché sur ces dernières aura plus de mal à assurer la facilitation. Dans ce cas il est parfois utile de faire appel à un facilitateur extérieur.

 

Planification de l’ordre du jour

Planifiez l’ordre du jour avant la réunion, si c’est possible. Il est plus simple de le modifier par la suite que de commencer à le préparer au début de la réunion. Si très peu de points de l’ordre du jour sont connus avant le début de la réunion, essayez de les deviner en pensant aux personnes qui seront présentes et à leurs besoins.

Incluez dans l’ordre du jour :

  1. Quelque chose qui rassemble les personnes, pour les aider à faire le vide et à se focaliser sur cette réunion, pour qu’elles se sentent connectées et conscientes les unes des autres. Une chanson, une période de silence, une brève mention des choses positives qui sont arrivées aux personnes dernièrement, etc., sont quelques moyens d’y parvenir.
  2. Etude de l’ordre du jour – il est utile d’écrire l’ordre du jour sur de grandes feuilles de papier ou sur un tableau de façon à ce que tout le monde puisse le voir. En passant en revue l’ordre du jour, le facilitateur donne l’occasion aux personnes de le modifier avant de le suivre.
  3. Principaux points – si plusieurs points doivent être abordés pendant la réunion, il est important de fixer des priorités.
  • Dans la mesure du possible, commencez par un sujet qui peut être traité assez facilement. Cela conférera au groupe un sentiment d’accomplissement, ça le motivera pour la suite.
  • Les points plus épineux, plus longs et plus urgents sont abordés ultérieurement. S’il y en a plusieurs, prévoyez de les séparer par de courtes pauses afin de refaire le plein d’énergie et d’attention (étirements, chant, jeu rapide ou pause pour aller aux toilettes par exemple).
  • Pour plus de clareté, un point important peut être décomposé en plusieurs parties. Une décision importante peut ainsi dépendre de plusieurs éléments : quelles est la situation, quelles idées avons-nous, quels critères sont pris en compte pour la décision finale et, enfin, lesquelles de ces idées devrions-nous choisir ? Il peut également être utile de donner des précisions sur le contexte et de créer des petits groupes mettant leurs idées en commun et fixant les priorités, avant de reprendre la discussion avec l’ensemble du groupe.
  • Finissez par un point rapide et facile à traiter pour générer de l’espoir en vue de la prochaine réunion.
  1. Annonces
  2. Évaluation – elle a plusieurs objectifs : elle donne aux gens l’occasion d’exprimer rapidement leurs sentiments sur la réunion et sert de conclusion, tout en vous aidant à organiser de meilleures réunions à l’avenir.

 

Estimez le temps nécessaire pour chaque point. Si votre groupe a du mal à respecter le délai imparti, il pourrait être judicieux de le préciser sur l’ordre du jour de manière à ce que chacun puisse le garder en tête. Cela aide les participants à maitriser leur temps de parole.

Le ton d’une réunion est généralement déterminé dès le début. Il est important de commencer sur une note d’énergie positive et de se rappeler que les participants sont des personnes à part entière avec des pensées et des sentiments. On peut ainsi envisager de chanter, en particulier lors de grandes réunions, ou de partager rapidement les choses positives vécues récemment par les participants. Le temps que cela nécessite est souvent bien investi, parce que vous créez une atmosphère détendue et dynamique permettant aux participants de faire preuve de franchise les uns avec les autres.

Rayez les points de l’ordre du jour une fois que vous les avez passés en revue, de façon à ce que les participants se rendent compte du progrès de la réunion et du travail effectué.

 

Examen de l’ordre du jour

  1. Passez en revue l’ensemble de l’ordre du jour en précisant brièvement ce qui doit être abordé et de quelle manière.
  2. Expliquez succinctement comment les points de l’ordre du jour proposé ont été ordonnés.
  3. Ensuite (et pas avant), demandez s’il y a des questions et des commentaires.
  4. Ne défendez pas à tout prix l’ordre du jour que vous avez proposé, mais n’allez pas non plus le modifier à la demande d’une seule personne ; consultez le groupe d’abord.
  5. Si des ajouts ou changements importants sont proposés, expliquez au groupe en quoi cela modifie la chronologie de la réunion ; laissez les participants effectuer des modifications telles que supprimer ou ajourner certains éléments.
  6. Si certains participants estiment qu’un point ne devrait pas figurer à l’ordre du jour, considérez qu’il n’y a pas de consensus (accord) dans ce cas-là et que ce point ne peut donc pas être inclus.
  7. Rappelez-vous qu’en tant que facilitateur vous êtes responsable de l’ensemble du groupe et non de chaque membre qui le compose.
  8. Lorsque l’ordre du jour a été modifié, demandez aux participants s’ils acceptent ce changement, en insistant pour obtenir une réponse. Ils doivent être conscients d’avoir conclu un contrat avec vous sur le déroulement des opérations ; il s’agit d’ailleurs de leur réunion !

 

Points de l’ordre du jour

  1. Prenez les dispositions nécessaires (avant la réunion) pour que quelqu’un présente chaque point.
  2. Encouragez les participants à exprimer leur opinion personnelle ; plus la décision est importante, plus il est important de disposer de toutes les informations nécessaires (faits, sentiments et avis).
  3. Préparez-vous à entendre des opinions divergentes ; lorsqu’elles sont bien gérées, elles peuvent aider le groupe à trouver des solutions créatives.
  4. Méfiez-vous des accords conclus trop facilement et vérifiez que les personnes sont réellement d’accords sur les points importants.
  5. Ne laissez pas une discussion se poursuivre entre deux personnes seulement, invitez les autres à formuler des commentaires. C’est après tout le groupe qui est censé prendre les décisions et les mettre en pratique.
  6. Veillez autant que possible à ce que les participants expriment uniquement leur propre avis et qu’ils précisent bien quand ils font référence aux autres. Les expressions telles que « certains disent que », « nous savons tous que », « ils refusent d’écouter » doivent être bannies. Cette façon de faire peut être intimidante si les participants n’y sont pas habitués, mais elle devient plus facile avec un peu de pratique et contribue à renforcer la confiance.
  7. Recherchez en permanence les moindres terrains d’entente et exprimez-les pour aider les personnes à garder espoir et à aller de l’avant.
  8. Encouragez les personnes à réfléchir à de nouvelles solutions et à rechercher des compromis.
  9. Dans les situations tendues ou lorsqu’aucune solution ne se profile, faites preuve d’humour, ayez recours aux encouragements ou à de brefs jeux énergisants, changez les participants de place, formez des petits groupes, demandez un moment de silence, identifiez ce qui se passe (« la situation est tendue » ou « le groupe semble dans une impasse pour le moment », par exemple), etc.
  10. Lorsque vous vérifiez le niveau de consensus, énoncez tous les aspects qui semblent acceptés à l’unanimité à l’aide de questions. Soyez précis : « Sommes-nous d’accord que nous nous réunirons les mardis soir pendant les deux prochains mois et qu’à chaque réunion un facilitateur sera choisi pour la réunion suivante ? » Ne vous contentez PAS de faire référence à une affirmation antérieure : « Êtes-vous tous d’accord que nous devrions procéder comme cela vient d’être suggéré ? »
  11. Insistez pour obtenir une réponse. Ici aussi, les participants doivent savoir qu’ils prennent une décision ensemble et comprendre sur quoi ils se mettent d’accord.
  12. Si vous vous laissez entraîner dans la discussion en faveur d’une position particulière, il est préférable de mettre votre rôle de facilitateur de côté jusqu’au point suivant de l’ordre du jour. Les dispositions nécessaires peuvent être prises à l’avance si vous anticipez un conflit d’intérêts.
  13. De courtes pauses sont bénéfiques pour presque toutes les réunions : jeux, chansons, étirements en groupe, etc. permettent d’injecter une énergie nouvelle.

 

Évaluation

Lorsque le nombre de personnes présentes est réduit (maximum 50), il est souvent judicieux d’évaluer le déroulement de la réunion (son processus, par opposition à son contenu). Une méthode simple consiste à tracer sur une grande feuille de papier ou sur un tableau un « + » du côté gauche et une flèche du côté droit. Dans la colonne « + », répertoriez ce qui a fonctionné. Dans la colonne où figure la flèche, indiquez une liste de suggestions précises qui auraient permis d’améliorer la réunion. Inutile d’ouvrir un débat au sujet des réponses : les personnes ont le droit d’avoir leur avis et différentes personnes peuvent donner différentes réponses pour chaque catégorie. Évitez de faire durer l’exercice ; en général quelques minutes suffisent. Essayez de finir par un commentaire positif. Les réunions s’améliorent presque toujours dès lors qu’elles sont évaluées régulièrement (Évaluation).

 

Conclusion

Essayez de terminer la réunion comme vous l’avez commencée, en préservant le sentiment d’appartenance à une communauté. Ne laissez pas la réunion se terminer de façon abrupte. Une chanson, un moment de silence, former un cercle, se serrer la main… sont des façons de renforcer le groupe et de poncter la fin de la réunion (Séances de clôture).

 

Observateur des processus

La présence d’un observateur est parfois bénéfique pour le groupe. Un observateur des processus peut être particulièrement utile en cas de conflit ou de transition (lors de discussions sur le sexisme, par exemple).

Si vous jouez le rôle d’observateur des processus, veillez à ne pas participer au travail du groupe. Un bloc-notes pour rédiger de courtes réflexions vous aidera à être précis. Veillez à relever les suggestions utiles ou les idées qui ont fait avancer le groupe. Une fois qu’un groupe perçoit ses forces, il est plus simple de déterminer comment améliorer son fonctionnement.

Voici quelques éléments précis sur lesquels vous pourriez vous pencher :

  1. Dans quelle atmosphère générale le groupe a-t-il travaillé ? Détendue ? Crispée ?
  2. Comment les décisions ont-elles été prises ?
  3. Si un conflit s’est manifesté, comment a-t-il été géré ?
  4. Chacun a-t-il participé ? Certains facteurs encourageaient-ils la participation ?
  5. Dans quelle mesure les membres du groupe se sont-ils écoutés mutuellement ?
  6. Le groupe comptait-il des leaders reconnus ?
  7. Comment le groupe a-t-il interagi avec ce facilitateur ?
  8. Des différences de participation étaient-elles visibles en fonction du sexe ?

Lorsque vous partagez votre feedback avec le groupe, essayez d’être clair et précis, de façon à ce que les personnes ne se mettent pas sur la défensive et sachent exactement de quoi vous parlez. Encore une fois, n’oubliez pas de mentionner les forces que vous avez décelées dans le groupe. Le fait de procéder à une observation des processus sans prévenir le groupe avant le début de la réunion risque de susciter colère et réticence. Votre contribution est sans doute très précieuse, mais il est important que vous présentiez vos observations très prudemment, avec tact et sensibilité.

 

Co-facilitateur

Il est souvent utile d’avoir deux facilitateurs, notamment parce que :

  1. Plus d’informations et d’idées sont disponibles pendant la planification.
  2. Plus d’énergie (physique et émotionnelle) est mise à la disposition du groupe, en particulier lors de conflits ou de gestion de sujets délicats.
  3. Si un facilitateur s’engage personnellement dans la discussion, le travail peut facilement être confié au co-facilitateur pendant ce temps là.
  4. La co-facilitation permet à plusieurs personnes d’acquérir de l’expérience et de devenir des facilitateurs chevronnés.
  5. Elle est moins épuisante, exigeante et intimidante.

Pour les personnes qui n’ont pas l’habitude de travailler en équipe, il est sans doute plus sage de répartir les responsabilités concernant l’ordre du jour avant la réunion. Cependant, lors d’une co-facilitation, la personne qui n’est temporairement pas « en service » reste responsable de surveiller l’humeur du groupe, d’apporter des précisions sur certains problèmes, de vérifier que tout le monde est d’accords, etc.

En évaluant leur travail réciproque, les co-facilitateurs peuvent s’aider mutuellement en se donnant un feedback et en s’aidant à progresser.

 

Adaptation de l’œuvre originale de Berit Lakey

(Facilitation de réunions en ligne)


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