Un jeune organisateur demandait des conseils pour mieux remplir sa fonction. Un organisateur plus chevronné lui répondit : « Tu es égoïste, tu prends tout ce travail et tu t’en charges tout seul. D’autres personnes voudraient pourtant participer et apporter leur aide. Elles ont besoin que tu délègues plus et que tu leur donnes un travail utile afin de sentir qu’elles font partie de l’organisation. »
Voilà de sages paroles dont beaucoup d’entre nous pourraient d’inspirer. Comment délégue-t-on pour faire participer les autres ? La liste des tâches est un outil qui peut nous y aider.
La liste des tâches répertorie les tâches essentielles à la concrétisation d’un événement. Certains d’entre nous peuvent déléguer de façon naturelle ; si d’autres ont du mal à impliquer autrui, c’est peut-être parce qu’ils ne disposent pas d’une liste claire des tâches qu’ils peuvent déléguer.
Commencez par répondre aux questions suivantes :
- Quel événement planifiez-vous ?
- Qu’espérez-vous une fois l’événement terminé ?
- Incluez les objectifs des tâches, comme amener 50 personnes à contacter un membre du conseil municipal, et les objectifs des processus, par exemple mieux faire comprendre aux gens comment sont adoptées les lois de la ville.
- Quelles sont les tâches nécessaires à la concrétisation de l’événement ?
- Pour obtenir une liste complète, décomposez les grandes tâches en petites tâches plus spécifiques.
- Notez les tâches qui sont nécessaires sur le côté gauche d’une feuille de papier et les tâches qui sont utiles, mais pas nécessaires sur le côté droit de cette feuille.
Vous avez maintenant une liste des tâches à réaliser pour mener à bien l’événement présentant séparément les tâches nécessaires et les tâches non nécessaires. Ceci permet de vous assurer que les tâches les plus importantes à réaliser pour concrétiser l’événement seront accomplies avant que vous ne vous focalisiez sur les éléments moins importants qui sont pourtant parfois plus amusants à gérer.
La dernière étape, peut-être la plus importante, consiste à entourer sur votre liste les éléments susceptibles de faciliter le développement du leadership. Pensez aux membres de votre groupe et essayer de déterminer qui pourrait être prêt à se charger d’une tâche délicate. Identifiez les personnes qui n’ont pas été à la hauteur d’une tâche qui leur a été confiée précédemment et confiez-leur une tâche plus simple.
Vous pouvez utiliser la liste des tâches pour déléguer les tâches lors des réunions de groupe. Cette liste peut constituer une excellente occasion d’entamer une conversation sur la façon d’impliquer d’autres personnes !
Peu à peu, si vous réussissez à procéder de la sorte, de plus en plus de participants accompliront des tâches différentes, renforçant ainsi le pouvoir du groupe, impliquant davantage de personnes et leur donnant la confiance nécessaire pour s’attaquer à des défis plus ambitieux encore !
Un exemple de liste des tâches
Événement : Dîner annuel et cérémonie de remise de prix
Buts : Motiver les membres, fêter les réussites, renforcer la communauté
| Tâches nécessaires
Tâche principale : Préparer le dîner et toute la nourriture Tâche secondaire : Se procurer les articles en papier et les boissons Tâche secondaire : Disposer les tables et les chaises le jour du dîner Tâche secondaire : Cuisiner
Tâche principale : Vendre les tickets pour le dîner Tâche secondaire : Faire imprimer les tickets Tâche secondaire : Vendre les tickets par téléphone et en personne Tâche secondaire : Envoyer des prospectus annonçant le dîner
Tâche principale : Cérémonie de remise des prix Tâche secondaire : Veiller à ce que le présentateur de la cérémonie motive la foule Tâche secondaire : Créer des diplômes pour les prix Tâche secondaire : Passer des appels pour confirmer la présence des lauréats |
Compléments précieux, mais pas indispensables
Tâche : Voir si un groupe local assurera une animation musicale
Tâche : Obtenir et installer les décorations
Tâche : Organiser des jeux pour le dîner
Tâche : Créer une brochure avec les sponsors locaux
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L’étape finale consisterait à entourer les éléments dont d’autres sont prêts à se charger.
Feuille de travail de la liste des tâches
Événement : ___________________________________
Objectifs : ___________________________________
Étape 1 : Remplir avec les tâches à réaliser
| Tâches nécessaires | Compléments précieux, mais pas indispensables |
Étape 2 : Entourer les éléments que vous pouvez déléguer à d’autres personnes.
Étape 3. Déléguer ces tâches. Votre travail est alors de réaliser le suivi et de soutenir les personnes pour qu’elles puissent effectuer ces tâches.