Comment impliquer autrui: Utiliser la liste des tâches pour déléguer

A young organiser was asking for advice on how to be a better organiser. An older organiser replied, “You are selfish—you take all this work and do it yourself. But other people want to participate and help out. They need you to be more giving and give them meaningful work so they can feel part of the organisation.” Those are wise words—and true for many of us. So how do we get others involved by giving work away? One tool to help us with this is: the menu of tasks.

Durée : 10-20 minutes Taille du groupe : 5-30 personnes

Un jeune organisateur demandait des conseils pour mieux remplir sa fonction. Un organisateur plus chevronné lui répondit : « Tu es égoïste, tu prends tout ce travail et tu t’en charges tout seul. D’autres personnes voudraient pourtant participer et apporter leur aide. Elles ont besoin que tu délègues plus et que tu leur donnes un travail utile afin de sentir qu’elles font partie de l’organisation. »

Voilà de sages paroles dont beaucoup d’entre nous pourraient d’inspirer. Comment délégue-t-on pour faire participer les autres ? La liste des tâches est un outil qui peut nous y aider.

 

La liste des tâches répertorie les tâches essentielles à la concrétisation d’un événement. Certains d’entre nous peuvent déléguer de façon naturelle ; si d’autres ont du mal à impliquer autrui, c’est peut-être parce qu’ils ne disposent pas d’une liste claire des tâches qu’ils peuvent déléguer.

 

Commencez par répondre aux questions suivantes :

  • Quel événement planifiez-vous ?
  • Qu’espérez-vous une fois l’événement terminé ?
  • Incluez les objectifs des tâches, comme amener 50 personnes à contacter un membre du conseil municipal, et les objectifs des processus, par exemple mieux faire comprendre aux gens comment sont adoptées les lois de la ville.
  • Quelles sont les tâches nécessaires à la concrétisation de l’événement ?
  • Pour obtenir une liste complète, décomposez les grandes tâches en petites tâches plus spécifiques.
  • Notez les tâches qui sont nécessaires sur le côté gauche d’une feuille de papier et les tâches qui sont utiles, mais pas nécessaires sur le côté droit de cette feuille.

 

Vous avez maintenant une liste des tâches à réaliser pour mener à bien l’événement présentant séparément les tâches nécessaires et les tâches non nécessaires. Ceci permet de vous assurer que les tâches les plus importantes à réaliser pour concrétiser l’événement seront accomplies avant que vous ne vous focalisiez sur les éléments moins importants qui sont pourtant parfois plus amusants à gérer.

La dernière étape, peut-être la plus importante, consiste à entourer sur votre liste les éléments susceptibles de faciliter le développement du leadership. Pensez aux membres de votre groupe et essayer de déterminer qui pourrait être prêt à se charger d’une tâche délicate. Identifiez les personnes qui n’ont pas été à la hauteur d’une tâche qui leur a été confiée précédemment et confiez-leur une tâche plus simple.

Vous pouvez utiliser la liste des tâches pour déléguer les tâches lors des réunions de groupe. Cette liste peut constituer une excellente occasion d’entamer une conversation sur la façon d’impliquer d’autres personnes !

Peu à peu, si vous réussissez à procéder de la sorte, de plus en plus de participants accompliront des tâches différentes, renforçant ainsi le pouvoir du groupe, impliquant davantage de personnes et leur donnant la confiance nécessaire pour s’attaquer à des défis plus ambitieux encore !

 

Un exemple de liste des tâches

Événement : Dîner annuel et cérémonie de remise de prix

Buts : Motiver les membres, fêter les réussites, renforcer la communauté

 

Tâches nécessaires

Tâche principale : Préparer le dîner et toute la nourriture

Tâche secondaire : Se procurer les articles en papier et les boissons

Tâche secondaire : Disposer les tables et les chaises le jour du dîner

Tâche secondaire : Cuisiner

 

Tâche principale : Vendre les tickets pour le dîner

Tâche secondaire : Faire imprimer les tickets

Tâche secondaire : Vendre les tickets par téléphone et en personne

Tâche secondaire : Envoyer des prospectus annonçant le dîner

 

Tâche principale : Cérémonie de remise des prix

Tâche secondaire : Veiller à ce que le présentateur de la cérémonie motive la foule

Tâche secondaire : Créer des diplômes pour les prix

Tâche secondaire : Passer des appels pour confirmer la présence des lauréats

Compléments précieux, mais pas indispensables

Tâche : Voir si un groupe local assurera une animation musicale

 

Tâche : Obtenir et installer les décorations

 

Tâche : Organiser des jeux pour le dîner

 

Tâche : Créer une brochure avec les sponsors locaux

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L’étape finale consisterait à entourer les éléments dont d’autres sont prêts à se charger.

Feuille de travail de la liste des tâches

Événement : ___________________________________

Objectifs : ___________________________________

 

Étape 1 : Remplir avec les tâches à réaliser

Tâches nécessaires Compléments précieux, mais pas indispensables

 

Étape 2 : Entourer les éléments que vous pouvez déléguer à d’autres personnes.

Étape 3. Déléguer ces tâches. Votre travail est alors de réaliser le suivi et de soutenir les personnes pour qu’elles puissent effectuer ces tâches.


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